Gestion électronique des documents (GED) et dématérialisation
La gestion documentaire représente aujourd'hui un enjeu majeur pour les entreprises. Factures, contrats, devis, dossiers clients, ressources humaines ou documents administratifs : les informations circulent de plus en plus rapidement et doivent être accessibles à tout moment.
Novatec vous propose des solutions de GED (Gestion Électronique des Documents) et de dématérialisation permettant de centraliser, sécuriser, classer et retrouver facilement l'ensemble de vos documents dans un environnement numérique unique.
Grâce à ces outils, vous gagnez du temps, améliorez la collaboration entre vos équipes et simplifiez la gestion quotidienne de vos documents.
Chez Novatec, nous faisons la choix de la proximité et du conseil, nos équipes vous accompagnent et vous recommandent les solutions les plus adaptés à votre environnement de travail actuel et à vos besoins.
Nous intervenons rapidement sur le territoire Bourgogne-Franche-Comté et Alsace pour mettre en place et assurer l'assistance de nos solutions GED et dématérialisation.
Pourquoi investir dans une solution de GED et dématérialisation ?
De nombreuses entreprises consacrent encore un temps important à rechercher des documents, gérer des archives papier ou traiter manuellement certaines tâches administratives.
La dématérialisation permet d'automatiser ces processus et de faciliter l'accès à l'information tout en renforçant la sécurité des données.
Nos solutions GED et dématérialisation répondent notamment aux besoins suivants :
• Centraliser les documents dans un espace unique.
• Numériser les documents papier.
• Réduire les archives physiques.
• Retrouver rapidement une information.
• Faciliter le travail collaboratif.
• Sécuriser les accès aux documents sensibles.
• Automatiser certains processus administratifs.
• Assurer la traçabilité des échanges.
• Préparer la transition vers la facture électronique.
• Respecter les obligations réglementaires.
Nos solutions GED et dématérialisation
Scanners de bureau
Optimisez la gestion de vos documents, contrats et factures grâce à nos scanners professionnels. Intégrez efficacement vos archives à votre système numérique.
Système de GED
Centralisez, organisez et sécurisez vos documents dans un environnement sécurisé et accessible à tout moment.
Solutions de dématérialisation
Automatisez le traitement de vos documents et simplifiez vos processus métier : factures fournisseurs, validation de documents, archivage électronique...
Les bénéfices des solutions GED et dématérialisation Novatec pour votre organisation
Gain de temps dans
la recherche documentaire
Réduction des coûts liés au papier et à l'archivage
Sécurisation des données
et des accès
Collaboration facilitée entre les équipes
Valorisation de l'espace de travail par la suppression des archives physiques
Garantie de la continuité d'activité (sinistres, télétravail)
Accélération des traitements et amélioration de la relations tiers
Réduction de l'empreinte carbone et démarche RSE
Automatisation des tâches répétitives
Gestion simplifiée du cycle de vie des documents
Mise en conformité réglementaire (notamment facturation électronique)
Traçabilité des actions et des modifications
Vous souhaitez optimiser votre gestion documentaire ?
Que vous souhaitiez mettre en place un système de GED, dématérialiser vos processus ou préparer votre entreprise aux nouvelles obligations liées à la facturation électronique, nos équipes vous accompagnent dans le choix de la solution la plus adaptée à vos besoins.
Nos marques partenaires
Afin de garantir des solutions fiables et performantes, nous nous appuyons sur l'expertise de notre partenaire Zeendoc, spécialiste français de la gestion documentaire et de la dématérialisation.
Besoin d'aide ?
Dans cette section, vous pouvez retrouver les questions les plus fréquentes concernant l'achat ou la mise en place de solutions de GED et de dématérialisation.
Qu'est-ce que la Gestion Électronique des Documents (GED) ?
La GED (Gestion Électronique des documents) est un logiciel qui permet de centraliser, classer, sécuriser et diffuser l'ensemble des documents d'une structure (factures, contrats, courriers) tout au long de leur cycle de vie.
Quelle est la différence entre GED et dématérialisation ?
La dématérialisation est le processus de conversion d'un document physique en format numérique (ou création directe d'un document numérique). La GEST est l'outil informatique qui permet de stocker, d'organiser et de gérer ces documents au quotidien.
Quels types de document peuvent être dématérialisés ?
Absolument tous : factures clients et fournisseurs, fiches de paie, contrats commerciaux, notes de frais, dossiers RH, courriers entrants ou plans techniques...
Une GED est-elle sécurisée ?
Oui, bien plus qu'un meuble d'archives. Les solutions modernes intègrent le chiffrement des données, des sauvegardes automatiques et une gestion stricte des droits d'accès. Chaque utilisateur ne voit que ce qu'il est autorisé à voir.
Comment retrouver rapidement un document dans une GED ?
Grâce à un moteur de recherche puissant. Vous pouvez retrouver un fichier en quelques secondes en tapant un mot-clé, une date, le nom d'un client ou même un mot contenu à l'intérieur du texte du document (technologie OCR).
La GED est-elle adaptée aux PME et TPE ?
Oui, elle est même indispensable. Elle permet aux PME de gagner en productivité, de libérer de l'espace physique, de faciliter le télétravail et d'être tout aussi efficace que les grandes structures.
Une solution GED permet-elle de gérer les factures fournisseurs ?
Oui. Elle automatise leur réception, extrait les données clés (comme les montants, la TVA et le nom du fournisseur grâce à la lecture automatique), lance le circuit de validation interne pour le bon à payer et prépare l'export des écritures vers votre logiciel comptable.
Comment préparer son entreprise à la facture électronique ?
Il faut anticiper dès maintenant en réalisant un audit de vos flux actuels, en choisissant une solution de dématérialisation conforme aux exigences légales et en adaptant vos processus internes de validation pour que vos équipes soient prêtes le moment venu.
Qu'est-ce que le "zéro papier" et comment l'atteindre ?
Le "zéro papier" est une démarche visant à supprimer l'usage du support physique dans l'entreprise. On l'atteint progressivement en numérisant l'existant, en automatisant les flux (RH, factures) et en adoptant la signature électronique.
Un document numérisé a-t-il la même valeur légale qu'un original papier ?
Oui, à condition d'utiliser un procédé de numérisation fidèle à un système d'archivage qui garantir que le document n'a pas été modifié. C'est ce qu'on appelle la copie fiable.
Qu'est-ce qu'un coffre-fort numérique ?
C'est un espace de stockage hautement sécurisé qui fige l'intégrité d'un document numérique (grâce à l'horodatage et au scellement). Il lui confère une valeur juridique incontestable devant les tribunaux ou l'administration fiscale.
La dématérialisation est-elle obligatoire pour toutes les entreprises ?
La dématérialisation le devient progressivement, notamment avec la généralisation de la facturation électronique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, selon le calendrier légal en vigueur.
Proposez-vous un accompagnement de proximité et une assistance locale ?
C'est notre priorité. Nous combinons la puissance d'outils performants numériques avec une présence humaine locale. Notre support technique réactif vous garantit une assistance rapide et sans intermédiaire.
Intervenez-vous partout en France pour le déploiement et la formation ?
Non, notre couverture géographique nous permet de vous accompagner sur l'ensemble de la Bourgogne-Franche-Comté et de l'Alsace. Nos experts se déplacent dans vos locaux pour déployer les solutions et former vos collaborateurs.